Một lô hàng cân được 2 tấn chưa chắc có đủ 2 tấn hàng thực tế. Trong con số hiển thị trên cân có thể bao gồm bao tải, pallet, dây đai, khung chứa hoặc chính chiếc xe đang vận chuyển hàng. Nếu người bán và người mua không thống nhất cách trừ bì từ đầu, kết quả rất dễ chênh lệch.
Trọng lượng bì là khối lượng của bao bì, pallet, thùng chứa, khung lồng hoặc phương tiện dùng để chứa và vận chuyển hàng, không phải khối lượng hàng hóa thực tế. Muốn tính trọng lượng tịnh, cần lấy tổng trọng lượng trừ đi phần bì đã được cân hoặc thống nhất.
Trọng lượng bì là gì?
Trọng lượng bì giúp tách phần hàng hóa cần giao nhận khỏi những vật dụng chỉ có chức năng chứa, kê, đóng gói hoặc vận chuyển. Đây là số liệu cần xác định rõ trước khi tính khối lượng thực tế và chốt giá trị của một lô hàng.
Trọng lượng bì có thể bao gồm:
- Bao tải, bao jumbo, bao dệt hoặc túi chứa hàng.
- Thùng carton, thùng nhựa, sọt, phuy hoặc thùng kim loại.
- Pallet gỗ, pallet nhựa hoặc pallet kim loại.
- Màng quấn, dây đai, nẹp góc và vật liệu chèn.
- Khung lồng, thùng xe, container hoặc xe tải rỗng.
Trong giao tiếp tại kho và điểm cân, “trọng lượng bì” và “khối lượng bì” thường được dùng với cùng một ý nghĩa. Trên cân điện tử, phiếu giao nhận hoặc tài liệu vận chuyển, phần này có thể được ghi là tare hoặc tare weight.
Tổng trọng lượng = Trọng lượng tịnh + Trọng lượng bì
Trọng lượng tịnh = Tổng trọng lượng − Trọng lượng bì
Ví dụ, một kiện hàng đặt trên pallet cân được 680kg. Pallet, màng quấn và dây đai nặng tổng cộng 25kg thì trọng lượng hàng thực tế là:
680kg − 25kg = 655kg
Phân biệt trọng lượng bì, trọng lượng tịnh và tổng trọng lượng
Ba khái niệm này thường xuất hiện cùng nhau nhưng phản ánh ba số liệu khác nhau. Việc hiểu đúng gross weight, net weight và tare weight giúp tránh lấy tổng số cân để tính nhầm thành khối lượng hàng hóa.
| Thuật ngữ | Tên tiếng Anh | Ý nghĩa | Ví dụ thực tế |
|---|---|---|---|
| Trọng lượng bì | Tare weight | Khối lượng của bao, pallet, vật chứa hoặc phương tiện không tính phần hàng | Bao và pallet nặng 30kg |
| Trọng lượng tịnh | Net weight | Khối lượng hàng hóa thực tế sau khi trừ bì | Phần hàng bên trong nặng 470kg |
| Tổng trọng lượng | Gross weight | Tổng khối lượng của hàng và toàn bộ phần bì | Hàng cùng bao bì nặng 500kg |
Có thể hiểu đơn giản, gross weight là số cân ban đầu, tare weight là phần cần loại ra và net weight là khối lượng hàng còn lại sau khi trừ bì.
Ví dụ, một lô hàng đóng bao có tổng trọng lượng 1.250kg. Tổng khối lượng bao là 50kg thì trọng lượng hàng thực tế được tính như sau:
1.250kg − 50kg = 1.200kg
Vì sao trọng lượng bì không phải lúc nào cũng cố định?
Nhiều người cho rằng chỉ cần nhớ khối lượng của một chiếc bao hoặc một pallet rồi áp dụng cho mọi lô hàng. Trên thực tế, phần bì có thể thay đổi theo vật liệu, kích thước, độ ẩm, mức độ hao mòn và tình trạng sử dụng.
Một pallet gỗ khô sẽ có khối lượng khác pallet vừa để ngoài mưa. Bao mới, bao cũ và bao còn dính vật liệu cũng không giống nhau. Với xe tải, lượng nhiên liệu, số người ngồi trên xe, bạt phủ và dụng cụ mang theo đều có thể làm số bì thay đổi.
Một mức bì chỉ nên được dùng chung khi:
- Các vật chứa cùng loại và cùng kích thước.
- Tình trạng khô, sạch tương đối đồng đều.
- Không còn hàng hoặc tạp chất bên trong.
- Cách đóng gói không thay đổi giữa các kiện.
- Số liệu được ghi nhận trong điều kiện cân tương đương.
Nếu không đáp ứng các điều kiện trên, nên chia vật chứa thành từng nhóm hoặc cân thực tế thay vì áp dụng một con số ước tính cho toàn bộ lô hàng.
Cách xác định trọng lượng bì khi cân từng loại hàng
Mỗi hình thức đóng gói và vận chuyển cần một cách kiểm tra phần bì khác nhau. Mục tiêu không phải là tìm một con số thuận tiện, mà là có cơ sở tính rõ ràng để người giao và người nhận đều có thể đối chiếu.
Trừ bì khi cân hàng đóng bao
Với hàng đóng bao, nên cân nhiều bao rỗng cùng loại thay vì chỉ dùng một bao làm mẫu. Số mẫu hợp lý sẽ phản ánh đúng hơn tình trạng bao của cả lô hàng.
Cách thực hiện:
- Chia bao theo kích thước, chất liệu và tình trạng sử dụng.
- Chọn một số bao đại diện trong từng nhóm.
- Cân tổng khối lượng của số bao mẫu.
- Lấy tổng khối lượng chia cho số bao đã cân.
- Nhân mức bì trung bình với tổng số bao cùng nhóm.
Ví dụ, 10 bao rỗng cân được 6kg. Khối lượng bì trung bình của mỗi bao là:
6kg ÷ 10 = 0,6kg/bao
Nếu lô hàng có 120 bao cùng loại thì tổng trọng lượng bì ước tính là:
0,6kg × 120 = 72kg
Nếu tổng trọng lượng cả lô là 3.084kg thì trọng lượng hàng thực tế còn lại là:
3.084kg − 72kg = 3.012kg
Không nên gộp bao khô với bao ẩm hoặc bao nhỏ với bao jumbo. Chỉ cần chênh vài trăm gram trên mỗi bao, tổng sai lệch của một lô hàng lớn có thể lên đến hàng chục kilogram.
Trừ bì khi hàng đặt trên pallet
Khi cân hàng trên pallet, phần bì có thể gồm nhiều chi tiết hơn bản thân pallet. Màng PE, dây đai, tấm lót, khung lồng và nẹp góc cũng cần được xác định rõ có tính vào hàng hay không.
Cách đáng tin cậy nhất là cân pallet rỗng trước khi xếp hàng. Nếu pallet đã được xếp sẵn, có thể dùng số bì đã ghi trên từng pallet hoặc cân một nhóm pallet tương đồng để lấy mức đại diện.
Không nên mặc định:
- Mọi pallet gỗ đều có cùng khối lượng.
- Pallet nhựa luôn nhẹ hơn pallet gỗ.
- Pallet cùng kích thước sẽ có cùng trọng lượng bì.
- Màng quấn và dây đai luôn có khối lượng không đáng kể.
Với lô hàng nặng hoặc pallet nằm sâu trong nhà xưởng, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước vị trí cân và cách di chuyển. Tham khảo hướng dẫn bốc xếp phế liệu nặng trong nhà xưởng để hạn chế phải thay đổi phương án khi xe và thiết bị đã đến nơi.
Trừ bì khi cân xe tải chở hàng
Khi cân xe tải, trọng lượng bì thường là khối lượng của xe sau khi đã dỡ hết phần hàng cần giao nhận. Khối lượng hàng được xác định bằng hiệu số giữa xe có hàng và xe rỗng.
Khối lượng hàng = Khối lượng xe có hàng − Khối lượng xe rỗng
Ví dụ:
- Xe có hàng: 13.860kg.
- Xe sau khi dỡ hàng: 7.940kg.
Khối lượng hàng thực tế:
13.860kg − 7.940kg = 5.920kg
Điểm quan trọng là hai lượt cân phải được thực hiện trong điều kiện tương đương. Nếu lượt đầu có hai người trên xe nhưng lượt sau chỉ còn tài xế, hoặc xe được bổ sung nhiên liệu giữa hai lần cân, số chênh lệch sẽ không còn phản ánh hoàn toàn khối lượng hàng.
Trước khi phương tiện đến kho, người bán nên thống nhất vị trí cân, cách dỡ hàng và những vật chứa cần trả lại. Việc chuẩn bị trước khi xe đến lấy phế liệu giúp giảm các trường hợp phải cân lại hoặc tranh luận về phần bì.
Ví dụ tính trọng lượng bì dễ áp dụng
Ba ví dụ dưới đây minh họa những tình huống thường gặp tại kho, gồm hàng đóng bao, hàng kê trên pallet và hàng vận chuyển bằng xe tải. Các số liệu chỉ dùng để minh họa cách tính, không phải mức bì cố định cho mọi trường hợp.
Hàng đóng trong nhiều bao
Một lô hàng gồm 80 bao, tổng trọng lượng cân được là 2.040kg. Mỗi bao rỗng nặng trung bình 0,5kg.
Tổng trọng lượng bì:
80 × 0,5kg = 40kg
Trọng lượng hàng thực tế:
2.040kg − 40kg = 2.000kg
Hàng đặt trên pallet có màng quấn
Một pallet hàng cân được 780kg. Pallet rỗng nặng 22kg, màng quấn và dây đai nặng 3kg.
Tổng phần bì:
22kg + 3kg = 25kg
Trọng lượng tịnh:
780kg − 25kg = 755kg
Xe chở hàng qua trạm cân
Xe có hàng cân được 15.600kg. Sau khi dỡ hết hàng, xe cân lại được 9.850kg.
Khối lượng hàng:
15.600kg − 9.850kg = 5.750kg
Nếu pallet hoặc thùng chứa vẫn nằm trên xe sau khi dỡ, phần này đã được tính trong khối lượng xe rỗng. Nếu pallet được giao cùng hàng, hai bên phải xác định pallet là tài sản chuyển giao hay phần bì cần loại trừ.
Những lỗi thường gặp khiến kết quả trừ bì bị sai
Sai lệch khi cân không chỉ đến từ thiết bị. Nhiều trường hợp bắt nguồn từ cách chọn mẫu, phân nhóm vật chứa hoặc sự thay đổi điều kiện giữa hai lượt cân.
- Quên trừ bao, pallet, khung lồng hoặc thùng chứa.
- Cân một bao rồi áp dụng cho hàng trăm bao không đồng nhất.
- Dùng khối lượng pallet khô để trừ cho pallet đang bị ướt.
- Không kiểm tra hàng hoặc tạp chất còn sót trong vật chứa.
- Đặt thêm dụng cụ lên bàn cân nhưng không đưa cân về 0.
- Dùng số bì xe của chuyến trước cho chuyến hàng hiện tại.
- Thay đổi số người hoặc vật dụng trên xe giữa hai lượt cân.
- Ghi tổng trọng lượng bì nhưng không ghi cơ sở tính.
- Trộn nhiều loại vật liệu rồi mới phân bổ lại khối lượng.
- Chỉ thống nhất bằng lời nói, không có bảng ghi hoặc người xác nhận.
Với kho có nhiều nhóm vật tư, nên kết hợp việc xác định phần bì với hoạt động kiểm kê phế liệu kho xưởng. Khi số bao, số pallet, vị trí hàng và người phụ trách đã được ghi rõ, việc đối chiếu sau cân sẽ thuận lợi hơn.
Quy trình tránh nhầm khi cân bao, pallet và xe chở hàng
Một quy trình ngắn nhưng thống nhất sẽ hiệu quả hơn việc xử lý chênh lệch sau khi hàng đã được đưa khỏi kho. Các bước dưới đây có thể áp dụng cho cả cân bao, pallet và phương tiện vận chuyển.
Thống nhất đối tượng cần tính
Xác định rõ phần nào là hàng hóa, phần nào là vật chứa và phần nào được giao kèm. Không nên chờ đến lúc thanh toán mới hỏi pallet, bao hoặc khung chứa có được tính vào tiền hàng hay không.
Kiểm tra cân trước lượt cân đầu
Màn hình phải trở về 0, bàn cân không có vật lạ và đơn vị hiển thị phải đúng là kilogram hoặc tấn như đã thống nhất.
Phân nhóm phần bì
Bao nhỏ, bao lớn, pallet gỗ, pallet nhựa và khung kim loại nên được ghi thành từng nhóm riêng. Không dùng một mức trung bình cho những nhóm có đặc điểm khác nhau.
Cân mẫu hoặc cân thực tế
Lô hàng đồng nhất có thể dùng mẫu đại diện. Lô hàng có giá trị lớn, không đồng nhất hoặc có vật chứa bị ẩm nên được cân thực tế.
Ghi lại cơ sở tính
Bảng đối chiếu nên ghi số bao, số pallet, khối lượng mẫu, mức bì trung bình và tổng trọng lượng bì. Có thể chụp màn hình cân để lưu lại thời điểm và kết quả đo.
Kiểm tra lại phép tính
Trước khi xác nhận, lấy tổng trọng lượng trừ phần bì thêm một lần nữa. Nếu hàng được vận chuyển thành nhiều chuyến, nên tính riêng từng chuyến rồi mới cộng tổng.
Checklist kiểm tra nhanh tại điểm cân
Checklist dưới đây giúp người phụ trách kho hoặc giao nhận rà soát những yếu tố quan trọng trước khi xác nhận số cân cuối cùng.
- Cân đã trở về mức 0.
- Đơn vị kilogram hoặc tấn đã được thống nhất.
- Bao, pallet và vật chứa đã được phân nhóm.
- Phần bì được cân hoặc có cơ sở ước tính rõ ràng.
- Tình trạng khô, ướt và tạp chất đã được kiểm tra.
- Hai lượt cân xe được thực hiện trong điều kiện tương đương.
- Kết quả cân đã được ghi lại hoặc chụp ảnh.
- Người giao và người nhận cùng xác nhận.
- Phép trừ được kiểm tra trước khi thanh toán.
Khi nào không nên dùng trọng lượng bì ước tính?
Ước tính phần bì có thể phù hợp khi lô hàng tương đối đồng nhất và mức sai lệch nhỏ không ảnh hưởng đáng kể đến kết quả. Trong những trường hợp có rủi ro chênh lệch cao, cân thực tế sẽ an toàn và dễ đối chiếu hơn.
Không nên chỉ sử dụng mức bì ước tính khi:
- Lô hàng có khối lượng hoặc giá trị lớn.
- Bao và pallet có nhiều kích thước khác nhau.
- Vật chứa bị ướt, dính bùn hoặc còn hàng bên trong.
- Hàng được chia thành nhiều chuyến vận chuyển.
- Người mua và người bán đã xuất hiện chênh lệch số liệu.
- Doanh nghiệp cần hồ sơ để kế toán hoặc kho đối soát.
- Phần bì chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng trọng lượng.
- Pallet, thùng hoặc bao bì cũng là đối tượng mua bán.
Trong các tình huống này, vài phút cân bổ sung thường ít tốn kém hơn việc phải giải thích hoặc xử lý lại toàn bộ lô hàng sau đó.
Câu hỏi thường gặp về trọng lượng bì
Phần dưới đây giải đáp những câu hỏi thường xuất hiện khi cân hàng tại kho, điểm tập kết hoặc trạm cân xe. Nội dung được trình bày ngắn gọn để người đọc dễ tra cứu.
Trọng lượng bì có được tính vào tiền hàng không?
Thông thường, phần bì không được tính vào khối lượng hàng nếu bao, pallet hoặc vật chứa không thuộc đối tượng mua bán. Tuy nhiên, hai bên phải thống nhất trước vì có trường hợp pallet, bao hoặc thùng cũng được chuyển giao cùng hàng.
Tare trên cân điện tử có nghĩa là gì?
Tare là chức năng trừ bì. Khi đặt vật chứa lên cân rồi nhấn Tare, màn hình sẽ trở về 0. Phần khối lượng được thêm vào sau đó được hiển thị như trọng lượng tịnh của hàng.
Pallet gỗ và pallet nhựa có cùng trọng lượng bì không?
Không. Khối lượng pallet phụ thuộc vào vật liệu, kích thước, thiết kế, độ ẩm, phần gia cố và tình trạng sử dụng. Không nên dùng số bì của pallet gỗ để áp dụng cho pallet nhựa hoặc ngược lại.
Cân xe tải một lần có xác định được khối lượng hàng không?
Không thể xác định chính xác nếu chỉ có số cân xe khi đang chở hàng. Cần thêm khối lượng xe rỗng trong điều kiện tương đương để thực hiện phép trừ.
Bao bì bị ướt có làm thay đổi trọng lượng bì không?
Có. Bao giấy, bao vải, bao dệt và pallet gỗ có thể hút ẩm hoặc bám nước, làm phần bì tăng lên. Nếu độ ẩm không đồng đều, nên tách nhóm và cân mẫu theo đúng tình trạng thực tế.
Có thể dùng một mức bì cố định cho những lần giao hàng sau không?
Chỉ nên dùng lại khi vật chứa, cách đóng gói và điều kiện cân không thay đổi. Với xe tải, bao cũ hoặc pallet tái sử dụng, nên kiểm tra lại vì khối lượng thực tế có thể khác số đã lưu trước đó.
Kết luận
Hiểu đúng trọng lượng bì là gì không chỉ giúp thực hiện chính xác một phép trừ. Quan trọng hơn, kiến thức này giúp người bán và người mua thống nhất phần nào là hàng, phần nào là vật chứa và cơ sở nào được sử dụng để xác định số cân cuối cùng.
Muốn biết trọng lượng hàng thực tế, hãy lấy tổng trọng lượng trừ phần bì của bao, pallet, thùng chứa hoặc xe rỗng. Trước khi chốt số liệu, nên kiểm tra cân về 0, phân nhóm vật chứa, ghi rõ cách tính và để hai bên cùng xác nhận.
Khi cần thu gom vật tư, phế liệu hoặc thu mua phế liệu bao bì tận nơi, người bán nên cung cấp trước loại hàng, số bao, số pallet, tình trạng vật chứa và phương án cân. Thông tin càng rõ thì quá trình khảo sát, đối chiếu khối lượng và bàn giao càng thuận lợi.
